Befragung: Digitale Meetings überraschend unproduktiv

Führungskräfte verbringen über 70 Prozent ihrer Zeit in Meetings. Das behauptet zumindest das Softwareunternehmen Sherpany. Wie effizient diese durchgeführt werden und was sich durch Corona verändert hat, hat das Marktforschungsinstitut Forrester Consulting im Auftrag des Schweizer Unternehmens, Anbieter einer Meeting-Management-Lösung, kürzlich in einer Studie untersucht. Zu ihrem Meeting-Verhalten wurden 266 sogenannte C-Level-Führungskräfte von Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern in Belgien, Deutschland, Frankreich, Italien und Großbritannien aus verschiedenen Branchen, wie etwa dem Finanzsektor, befragt.

Mangelndes Engagement auf Seiten der Konferenzteilnehmer

Vor allem Führungskräfte verbringen überdurchschnittlich viel Zeit in Meetings, in Corona-Zeiten laufen diese vermehrt digital ab. Allerdings haben lediglich 13 Prozent der befragten Führungskräfte aus der Finanzindustrie das Gefühl, dass ihre Meetings durch den vermehrten Einsatz von Videokonferenzen produktiver geworden sind. Entsprechend sehen ein Fünftel der Befragten die größte Herausforderung für produktivere Meetings in mangelndem Engagement der Teilnehmenden. „Schließlich ist es in Online-Meetings noch schwieriger Mitwirkende zu inspirieren und zur aktiven Teilnahme anzuregen. Um die Ermüdung aufgrund zu langer und zu vieler virtuellen Meetings, zu vermeiden, ist es umso wichtiger, die Meeting-Zeit deutlich zu verkürzen. Dazu kann schon eine gute Vorbereitung maßgeblich beitragen“, sagt Tobias Häckermann, CEO von Sherpany.

Wichtigste Meetings verlaufen besonders unproduktiv

Die meisten Befragten betonen in der Analyse die Bedeutung von Management-Meetings für geschäftskritische Entscheidungen. Besonders wichtig wird dabei von 92 Prozent der Befragten aus der Finanzbranche die technologische Transformation eingestuft, die allerdings nur von weniger als der Hälfte (41 Prozent) auch als produktiv empfunden werden. Themen wie die strategische Planung (88 Prozent) und Unternehmensperformance (86 Prozent) nehmen ebenfalls einen bedeutenden Stellenwert ein.

Während Strategie-Meetings noch von 78 Prozent der befragten Führungskräfte als produktiv empfunden werden, nimmt die Produktivität in allen anderen Kategorien deutlich ab. Unternehmensperformance und Komitee-Meetings werden noch von je 63 Prozent als produktiv gewertet. Alle weiteren Meetings werden nur noch von rund der Hälfte als produktiv betrachtet: Insbesondere Meetings rund um Organisationsstruktur und Personalentwicklung gelten mit 43 Prozent als besonders unproduktiv. Noch ineffizienter sind laut Befragung nur noch Meetings zur technologischen Transformation.

Ineffiziente Meetings wirken sich direkt auf Unternehmenserfolg aus

Zwischen unproduktiven Meetings und der Unternehmensperformance am Markt besteht nach Aussage von Sherpany ein direkter Zusammenhang: Das zeigt sich nicht nur in der Bedeutung, die strategischen Meetings von den befragten Führungskräften beigemessen wird. 51 Prozent der Befragten aus dem Finanzsektor befürchten deswegen langsamer auf Disruption (Ablösung etablierter Geschäftsmodelle) zu reagieren, 49 Prozent rechnen aufgrund unproduktiver Meetings damit, Marktchancen zu verpassen, und 43 Prozent sorgen sich, Wettbewerbsvorteile zu verlieren.

Technologie als Lösung des Problems

90 Prozent der befragten Führungskräfte aus dem Finanzsektor sind davon überzeugt, dass Technologie die Produktivität von Meetings deutlich erhöhen wird. Damit sind sie auch noch deutlich zuversichtlicher als die anderen befragten Branchen (um durchschnittlich zehn Prozentpunkte). Doch der Status Quo sieht noch ganz anders aus: Demnach scheint Technologie aktuell eher ein Hindernis zu sein, bewerten doch 41 Prozent der Befragten technische Probleme bei virtuellen Meetings als größte Herausforderung. Schwerer wiegt nur noch die mangelnde Zeit während des Meetings, um alle Agenda-Punkte zu besprechen.

 „Führungskräfte sollten, um sich selbst und ihr Unternehmen zu schützen, für eine klare Meeting-Agenda sorgen, eindeutige Ziele der Sitzungen definieren und die Produktivität der Meetings regelmäßig messen, um Probleme frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern“, so Häckermann.